Como criar um Cadastro de Clientes para a sua Agência


Você já pensou no valor da sua carteira de clientes? Ali estão diversos contatos que têm interesse no seu negócio, conhecem os seus produtos e demonstram confiança na sua marca. É por isso que o cadastro de clientes é um dos ativos mais valiosos na gestão de agências.

O problema é que muitas empresas não aproveitam o poder que essa ferramenta tem. Elas recebem os clientes e fecham vendas, mas perdem a oportunidade de guardar dados relevantes e mantê-los sempre à mão para melhorar o atendimento e fazer novos negócios no futuro.

Um cliente cadastrado tem mais chances de se tornar fiel, porque você pode mantê-lo por perto da sua marca e fazê-lo voltar mais vezes.

Por isso, neste artigo, reunimos informações importantes para a sua agência investir em um cadastro de clientes. Siga conosco:

O que é um cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão de negócios, que reúne dados sobre as suas contas e informações sobre o histórico da relação com a sua agência.

Esse cadastro é essencial para fazer uma boa gestão de relacionamento com os clientes, além de contribuir para o atendimento, as vendas e a gestão financeira.

Você tem todas as informações reunidas e organizadas, de maneira que pode acessar a qualquer momento que precisar para auxiliar nas suas estratégias.

Você pode manter o cadastro de clientes em uma planilha do Excel ou do Google Planilhas, mas o ideal é contar com uma ferramenta de cadastro de clientes ou um sistema de CRM (Customer Relationship Managament), que automatize ações e se integre com outros softwares.

Qual é a importância do cadastro de clientes em agências?

O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial na gestão de agências de marketing e publicidade. Vários clientes podem passar pela sua carteira, então é importante manter os dados reunidos e atualizados para não perder nenhuma informação.

A seguir, você vai entender melhor por que isso é importante:

Melhorar o atendimento e a experiência do cliente

Um cadastro de clientes permite que você os conheça melhor. Você tem à mão todas as informações sobre o perfil e o histórico do cliente.

Dessa forma, é possível realizar um atendimento mais personalizado e aprimorar as estratégias com foco nos interesses e nas necessidades dos clientes. 

Oferecer benefícios e vantagens

Quando você sabe como é o perfil, os interesses e as necessidades dos clientes, é possível oferecer benefícios e vantagens que eles valorizem.

De maneira personalizada, você pode criar ofertas mais relevantes e se aproximar ainda mais deles.

Fidelizar clientes

Por meio de personalização e benefícios, você constrói um relacionamento mais forte e duradouro. Os clientes têm mais satisfação em manter uma relação com a sua agência, porque percebem as vantagens disso.

Então, o cadastro de clientes ajuda também a fidelizá-los e a aumentar o ciclo de vida, ou seja, o tempo que eles permanecem com a sua agência.

Reativar clientes antigos

Além de fidelizar, também é possível reativar clientes antigos com um bom cadastro de clientes. Afinal, você consegue manter o histórico de atendimentos da sua agência. Dessa maneira, você pode acompanhar quais clientes já estão há muito tempo sem solicitar um job e propor a retomada das atividades, de preferência com uma oferta especial para eles.

Tomar melhores decisões

Dados são imprescindíveis para tomar boas decisões. Eles embasam as escolhas da sua agência com base em informações da realidade — nesse caso, sobre o histórico e o perfil dos seus clientes. Para uma empresa data driven, como as agências de marketing devem ser, o cadastro de clientes é uma ferramenta essencial.

Otimizar estratégias de marketing e vendas

O cadastro de clientes também ajuda a otimizar as estratégias de marketing e vendas. Além de conhecer melhor cada cliente, a fim de personalizar o marketing e as abordagens de vendas, você também tem uma visão mais completa e aprofundada sobre o seu perfil de cliente

Dessa forma, você pode alinhar melhor suas estratégias para atrair clientes que têm mais chances de fechar negócio e permanecer com a sua agência por mais tempo.

Como criar um cadastro de clientes?

Agora, vamos ver algumas dicas práticas de como criar um cadastro de clientes que seja eficiente para as estratégias da sua agência de marketing. Confira:

Entenda quais dados inserir no cadastro de clientes

Existem algumas informações básicas para o cadastro de clientes, como o nome da empresa, endereço e as pessoas com quem você tem contato.

Mas é importante também trazer dados sobre o contrato, como o fee mensal e a verba, além de informações sobre o perfil e os interesses do cliente. Aproveite também para avaliar que outras informações seriam relevantes para o seu negócio.

A seguir, veja alguns dados que podem estar no seu cadastro de clientes:

  • Dados empresariais (nome, razão social, CNPJ etc.)
  • Endereço empresarial
  • Situação (ativo, em prospecção, inativo)
  • Contatos na empresa
  • Fee mensal
  • Verba
  • Perfil do cliente
  • Histórico de relacionamento
  • Canais digitais (site, blog, perfis em redes sociais etc)

Categorize os grupos de informações

Para ter um cadastro de clientes mais organizado, reúna as informações em categorias. Dessa forma, você consegue acessar os dados dos clientes com mais facilidade e agilidade.

Utilize categorias como “dados empresariais” ou “histórico de interações”, por exemplo, que concentrem essas informações. Cada aba da sua planilha ou da sua ferramenta de CRM pode contar uma categoria.

Mantenha o padrão de cadastro

Procure utilizar os mesmos campos e categorias para cadastrar os clientes da sua agência. Isso também é importante para organizar o cadastro e encontrar os dados com mais rapidez e facilidade.

Além disso, essa padronização permite que você compare os dados entre diferentes clientes e consolide as informações em relatórios.

As ferramentas de CRM costumam apresentar dashboards, mas você também pode fazer isso manualmente se utilizar o Excel.

Garanta a proteção dos dados dos clientes

Quem utiliza um cadastro de clientes deve saber sobre a importância da segurança dos dados. A LGPD determina que os dados pessoais que as empresas detêm sobre seus clientes devem ser assegurados com políticas e práticas de proteção de dados.

Então, primeiramente garanta que você tem autorização para coletar e manter esses dados em posse da agência. Depois, garanta também que eles estejam seguros, em arquivos protegidos.

Você pode proteger a ferramenta ou a planilha com senhas e definir níveis de acesso para diferentes usuários.

Aliás, a segurança da informação é um tema tão importante, que separamos aqui alguns artigos que já publicamos sobre esse tema. Aproveite para saber mais:

Conte com uma boa ferramenta

Sim, você pode utilizar o Excel, Google Planilhas ou até mesmo um caderninho para registrar os dados dos clientes. Porém, esses recursos podem não ser práticos, gerar erros de preenchimento e perder a padronização. Ainda assim, é melhor do que não ter.

Por outro lado, uma ferramenta de cadastro de clientes, que pode fazer parte de um sistema de CRM ou outra plataforma que você utilize, tende a ser muito mais eficiente.

Nesse tipo de ferramenta, você consegue manter um cadastro mais organizado e facilmente acessível, com informações padronizadas.

Além disso, pode gerar relatórios sobre o perfil dos seus clientes ou o histórico. Em alguns casos, pode também configurar alertas, por exemplo, para quando um contrato estiver prestes a se encerrar.

Integre com outras ferramentas

Ferramentas de CRM ou outros sistemas que ofereçam cadastro de clientes podem oferecer integrações que trazem ainda mais eficiência. Você pode integrar com ferramentas de marketing e personalizar o envio de e-mails para clientes que não interagem há muito tempo, por exemplo.

Dessa forma, é possível automatizar ações que você teria que fazer manualmente. Em vez de passar os dados manualmente de uma ferramenta para outra, elas fazem isso automaticamente se estiverem integradas.

Como usar o Studio para fazer o cadastro de clientes?

Como usar o Studio para fazer o cadastro de clientes?

Aqui na Rock Content, oferecemos o Studio como uma plataforma de gerenciamento das atividades de marketing. As agências podem gerenciar os projetos dos seus clientes e integrar processos e profissionais em uma só ferramenta, com mais eficiência e otimização.

Um dos recursos do Studio é o cadastro de clientes. Trata-se de um recurso básico para iniciar e gerenciar projetos e campanhas de clientes, com suas informações mais relevantes cadastradas na plataforma.

Ao longo da relação de cada cliente com a sua agência, todos os dados vão ficar armazenados e organizados em Studio. Dessa forma, você pode acessá-los a qualquer momento para aprimorar o relacionamento com os clientes e retomar contas antigas quando estiverem inativas.

A seguir, você vai saber como usar o Studio para cadastrar os dados dos seus clientes e manter esse registro sempre completo e atualizado.

Você pode fazer isso de duas formas: importando uma planilha de cadastro de clientes ou cadastrando os dados manualmente. Confira agora as orientações:

Importando uma planilha de cadastro de clientes

Importar uma planilha de cadastro de clientes pode ser o método mais indicado para quem já tem os dados registrados em um arquivo do Excel, Google Planilhas ou outra ferramenta.

A importação garante que você não vai precisar transmitir todos os dados de uma ferramenta para outra, nem vai deixar nenhuma informação pelo caminho.

Vamos ver agora os passos para importar uma planilha de cadastro de clientes no Studio da Rock Content:

  1. Acesse o Studio e vá até a opção do menu que mostra a lista de clientes (Configurações > Clientes);
  2. Clique no botão de importação, que é identificado por uma flechinha virada para baixo, localizado no lado direito superior da página;
  3. Depois de abrir a janela de importação, faça o download do modelo de importação que o Studio disponibiliza;
  4. Preencha a planilha com os dados dos seus clientes, respeitando os campos obrigatórios (Nome e Razão Social) e a ordem em que eles aparecem em Studio;
  5. Salve a planilha preenchida e faça o upload do arquivo na janela de importação de Studio.

Obs.: É importante ressaltar que indicamos baixar o modelo de importação para evitar incompatibilidades nesse processo.

Cadastrando os clientes manualmente

Se você ainda não tem uma planilha de cadastro de clientes ou prefere começar o cadastro do zero, pode registrar os dados manualmente em Studio. Para fazer isso, siga os passos:

  1. Acesse o Studio e vá até a página que deve exibir a sua lista de clientes (Configurações > Clientes);
  2. Clique no botão Novo Cliente para abrir um novo cadastro;
  3. Preencha os dados dos seus clientes, considerando que Nome e Razão Social são campos obrigatórios do cadastro.

Para otimizar o preenchimento, você também pode criar um Modelo de Projeto, que padroniza o cadastro de projetos de um cliente.

Se, para essa conta, você sempre atende projetos de criação de posts para redes sociais, é possível criar um modelo de projeto com informações padronizadas que são pertinentes para esse cliente. Assim, você pode reutilizar em diferentes projetos que desenvolver nessa conta.

Além disso, você pode:

  • Marcar clientes como restritos, a fim de restringir quem pode acessar os dados do cadastro (Clientes > Novo Cliente > Dados);
  • Cadastrar as informações de contrato do fee mensal, marcar como aprovado ou não aprovado pelo cliente e identificar as condições do pagamento (Clientes > Novo Cliente > Fee mensal);
  • Registrar dados do perfil do cliente, que incluem o histórico da empresa, os valores, as principais estratégias, os principais concorrentes, entre outros (Clientes > Novo Cliente > Perfil do Cliente);
  • Guardar e consultar o histórico de edições do cadastro do cliente (Clientes > Novo Cliente > Histórico);
  • Vincular os perfis de redes sociais dos clientes ao Studio (Clientes > Novo Cliente > Integração > Nova Integração).

Os recursos de Studio vão ajudar você a cuidar dos projetos dos seus clientes com uma gestão integrada dos setores da sua agência e profissionais freelancers.

No Studio, é possível controlar todas as suas demandas de produção de conteúdo, gerenciar o cadastro de clientes, integrar profissionais, fazer todo o controle financeiro, gerar relatórios, organizar todas as mídias da agência, entre outras tarefas.

Agora, conheça melhor essa ferramenta que diversas agências já estão usando para otimizar seus resultados. Agende uma demonstração gratuita de Studio e explore todos os recursos.

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